Наръчник за ефективни срещи
Предлагам няколко по-нестандартни и малко известни техники за ефективни срещи и нов поглед – практичен и лесно приложим – към познати тактики.
„Добре, че има среща сутринта, та ще поспя малко“
„Ако направи още една среща, ще напусна“
„Този го бих на шах по време на срещата за новия проект“
Всеизвестно е, че почти никой не обича срещите. Те често са загуба на време, но са необходими. Срещите могат да бъдат полезни и вдъхновяващи. Могат да бъдат корито и ускорител за колективната енергия, което я канализира и усилва. Могат да бъдат и бент, който спира и затлачва енергията.
За започнем с първият и най-важен въпрос – кога се прави среща и кога – не. Важно е всеки екип да има протокол в тази посока, който да се спазва с религиозна отдаденост.
Разбира се има изключения от този протокол. Но ако всеки втори случай е изключение, няма правило.
- НАПРАВЕТЕ ПРАВИЛА кога се прави среща и кога – не.
Също така какъв е протоколът, когато няма среща (мейл, заглавие, reply all, reply to sender).
Препоръчах на екип, който консултирам, да си направя темплейт за информативни мейли вместо среща:
- заглавието има дата, до която е нужен отговор на мейла и основна тема на имейла
- имейлът завършва с отворен въпрос за кратък отговори, показващ, че информацията е разбрана
В началото беше неестествено и имаше мейли, които оставах без отговор. Когато вместо мейл се случи среща, при следващият мейл имаше 100% отговор на въпросите в края.
2.НАПРАВЕТЕ АДЖЕНТАТА ЗА СРЕЩАТА, ориентирана към резултат.
Повечето точки за среща звучат като теми или въпроси, които ще се дискутират. Формулирайте точките ясно – какво се прави на срещата и какъв резултат се очаква.
Ето няколко примера:
„Новият проект на Гошо“ ИЛИ „Разпределение на задачите и срокове по новият проект на Гошо – карта на проекта след срещата“.
„Стратегията за ХХХХХ“ и „Финализиране на точка 5 и 6 от стратегията за ХХХХХ“.
Най-много 30% от срещата е информативна.
Ако събирате хора, за да ги информирате – пратете мейл със задължителни въпроси за отговор. Ако все пак е нужна среща, нека има реално свършена работа на нея.
- ПОДГОТОВКА ЗА СРЕЩАТА
Изпратете на хората какво е нужно да прочетат, за да се подготвят за срещата. Аргументът „Те не четат“ не е валиден.
Липсата на базови навици за лична ефективност на работа е задължително да бъде адресирана. Темата е обект на друга статия.
- ПРОСЛЕДЯВАНЕ НА РЕЗУЛТАТА ОТ СРЕЩАТА
Работата от срещата приключва, когато всички свършат важните задачи в следствие на нея.
Добре е да има човек, който отговаря за проследяването на задачите от срещата
5. РОЛИ ПО ВРЕМЕ И СЛЕД СРЕЩАТА
Когато повече от един човек работят по срещата, има споделена отговор и повишена ефективност.
Срещите са чудесна възможност хората да се профилират и заемат роля, свързана с техният потенциал или кариерен профил. Ето няколко идеи:
- КОПИРАЙТЪР – подготвя аджендата, така че самото й написване да улесни ефективността на среща.
- ВОДЕЩ или МОДЕРАТОР – казва кога една дискусия е време да се прекрати и как/ кога ще продължи тя.
- МЕДИАТОР – при конфликти разбира кои са потребностите на двете страни и кое е възможното решение.
- ПАЗИТЕЛ НА ВРЕМЕТО – или още Богонаместинк. Понеже времето е Бог, този човек коли и беси – срещи над 45 мин са смърт за продуктивността.
Може да добавите ваши роли, според нуждите и хората.
6. ГРАНИЦИ И ВРЕМЕ НА СРЕЩАТА
Най-изтощителното в срещите, са хората, които ги „отвличат“. Говорят, разсейват, привличат внимание. Или дискусии, които не водят до никъде. Добре е те са се преследват и „убиват“.
Трудно е да има правила кога една дискусия да бъде прекратена или човек – прекъснат. Най-добре работи да има водещ, който поставя граници и канализира енергията. Важно е и да се създаде култура, в която всички се стремят да прекъснат безплодни дискусии и да се фокусират в същината.
Когато някой не говори по същество и бъде „затапен“, това не помага. Нека има форма за изява – листчета, на които да се записват идеи, отделни срещи само за споделяне.
7. СФЕТОФАР НА СРЕЩАТА
Ако дискусия зацикли, а по нея няма решение, най-често предлагам светофарен принцип:
- Червено – приключваме в този формат или изобщо.
- Жълто – пренасяме тази дискусия в отделна среща с инструмент за взимане на решения и ….минути за взимане на решение.
- Зелено – тук и сега за 15 мин използваме инструмент за взимане на решения и го прилагаме.
БОНУС ИДЕЯ: ИГРОВИЗРАЙ СРЕЩИТЕ
Може да се дават точки за срещи, които са под 40 мин, които са по същество или за друг измерител за ефективност и продуктивност. Добре е тези точки да са екипни и да се превръщат също в екипни награди. Ролите, особено ако има знак с тях, също са елемент на игровизацията – може да са постоянни или да се сменят.
Тези принципи работят, но е важно да бъдат адаптирани. Ако използвате статията като наръчник с принципи, които да напишете като за вашият екип, резултат ще има.
